Nota fiscal: 3 pontos que as empresas devem acompanhar com a contabilidade

Nota fiscal: 3 pontos que as empresas devem acompanhar com a contabilidade

Para muitos pequenos e médios empresários, a emissão de notas fiscais é uma rotina que acaba ficando quase inteiramente nas mãos do escritório de contabilidade. Com a reforma tributária e a entrada gradual de novas regras, essa distância pode aumentar o risco de erros em um momento de transição mais complexa. Mudanças em classificações, campos obrigatórios, cadastros e sistemas exigem atenção não só de quem presta o serviço contábil, mas também de quem fornece as informações que dão origem às notas.

Entenda quais responsabilidades são da empresa
Contratar um escritório de contabilidade não transfere para ele todas as responsabilidades relacionadas à emissão de notas fiscais. Cabe a ele orientar sobre as regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir as atribuições previstas no contrato. Já a empresa responde pelos dados da própria operação, como produto ou serviço vendido, natureza da operação (venda, devolução, bonificação ou remessa), destinatário, valores e informações cadastrais e classificações fornecidas ao contador. Especialistas recomendam que essa divisão de atribuições esteja clara no contrato, incluindo quem cuida da parametrização dos sistemas, da revisão das notas e da comunicação de mudanças que afetem a empresa.

Não pergunte apenas se "está tudo certo"
Acompanhar a contabilidade não significa revisar nota por nota ou dominar códigos fiscais. O empresário pode pedir informações que mostrem se as conferências estão sendo realizadas e se cadastros e sistemas acompanham as mudanças. Entre os pontos que podem fazer parte desse acompanhamento estão: notas rejeitadas, canceladas ou emitidas com inconsistências; conciliação entre os XMLs autorizados e o que foi escriturado e apurado; revisão de cadastros e classificações de produtos e serviços; atualização do sistema emissor e das parametrizações fiscais; e mudanças na legislação que afetem especificamente a operação da empresa. Especialistas recomendam pedir relatórios de notas rejeitadas ou com inconsistências, com a indicação do motivo e da correção adotada. Durante a transição da reforma tributária, esse acompanhamento também envolve classificações como NCM, NBS, CST e Classificação Tributária, além dos campos relacionados ao IBS e à CBS.

Se houver erro, procure a causa antes que ele se repita
Quando uma nota apresenta erro, o primeiro passo é identificar sua origem. O problema pode estar em uma informação fornecida pela empresa, no cadastro, na parametrização do sistema ou na aplicação da regra tributária. A forma de correção varia conforme o erro e o documento envolvido — pode ser necessário cancelar a nota, emitir carta de correção, fazer outro documento fiscal de ajuste ou retificar informações já escrituradas. Também é importante verificar se o mesmo problema atingiu outras operações, já que um cadastro ou parâmetro incorreto pode ter sido usado na emissão de várias notas. Especialistas recomendam registrar a ocorrência por escrito e pedir respostas objetivas sobre o que aconteceu, qual documento foi afetado, como e em quanto tempo será feita a correção e o que será alterado no processo para evitar nova ocorrência. Se o erro tiver reflexos na escrituração, na apuração de tributos ou no aproveitamento de créditos, esses efeitos também precisam ser verificados durante a correção.

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